各门类文件材料部门立卷与兼职档案员归档流程
2014-04-03 15:51  

各门类文件材料部门立卷与兼职档案员归档流程

预立卷(材料的形成与积累)---整理组卷(立卷)---归档验收

一、预立卷(平时归档)

1、我校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

2、各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律,参照归档范围,预先编制文件材料预立卷类目。

3、各立卷部门的专职文书处理人员或档案责任人,在平时应严格按照文书处理制度做好文件材料的收集工作,随时将办理完毕的文件,根据文件材料预立卷类目分类存放。

二、整理组卷(立卷)

(注:一份完整的文件,需有拟稿签、草稿、正文,排放顺序从上到下依次是正文→拟稿签→草稿,正文必须加盖公章)

1、在平时积累归卷的基础上,按照归档范围,剔除无需归档的文件材料;对照收发文登记册,调整检查每组文件是否齐全、完整。

2、将文件按年度、问题、保管期限进行立卷分类。

(1)分年度:将文件按其形成或针对的年度分开。

如:一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复,归入批复年度。

跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度。

跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度。

法规性的文件,归入公布和批准年度。

(2)以问题为主进行立卷组合。

如:会议文件,按会议的届次组合。

非诉讼案件材料,按立案问题或按人组合。

统计、报表、名册等,按照名称组合。

学校管理和业务活动形成的文件、材料,按单一问题组合。

工作计划、总结等文件,按责任者或民称组合。

简报按民称或期号组合。

(3)按保管期限分类。

将文件材料按照规定的不同保管期限永久、长期、短期分别进行组卷。

3、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

如:批复在前,请示、报告在后。

正件在前,附件在后。

正本在前,定稿在后。

结论性材料在前,依据性材料在后。

其他文件材料按时间顺序排列。

4、拆除卷内文件中的金属物,对破坏文件材料进行修补。整理案卷纸张大小以A4为准。太大的文件表格在留出装订线后折叠成手风琴式;小字条等要用白纸裱糊成A4大小;破损文件要进行托裱;字迹模糊或者圆珠笔书写的应复印并将复印与原件放在一起。

5、草拟案卷标题。

(1)案卷题名应该揭示出卷内文件的成分和内容,是卷内全部文件的总概括,也就是今后编制检索工具盒查找档案的依据。

(2)拟写案卷题名的原则:详细了解卷内文件材料的内容,抓住立卷特征,概括准确;注意内容上的正确性,严肃性,不能歪曲文件内容;避免抽象、笼统繁琐;注意结构完整,合乎语法,简明确切,体式一致。

(3)拟写案卷题名的内容:一般包括主要责任者,内容,名称(文种)三个要素,中间加上适当的连接词,不超过50字;两个以上责任者、问题或名称之间用顿号区分;文字太长的中间可用逗号分成短句;卷中有重要附件或意义特殊的文件时,要采用副标题或加括号注明。初步拟定的案卷题名可以先用卡片或纸条起草,夹在卷皮上,同时拟写好保管期限。

(注:各立卷部门的档案责任人在完成上述步骤后,需通知档案馆业务指导人员检查预立卷质量,包括文件材料的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作,以免不必要的返工。)

6、编页号。

(1)凡是页面上有内容的页都要编号,空白的页不用编号。

(2)卷内目录、备考表均不编页号。

(3)页号应用蓝色或黑色号码机敲出,起始号为1。

(4)页号位置标在每页材料非装订线一侧下角。

7、填写卷内目录。

【卷内目录位于卷内文件之前,用学校档案管理软件统一生成。】

序号:以卷内文件排列先后顺序填写,附件不编序号。

文件编号:文件制发机关的发文字号。

责任者:形成文件部门或对文件负有责任的署名者。

题名:即文件标题,一般照实抄录。自拟标题,外加“【】”号。

日期:文件的形成时间,如20041120。

页号:卷内每份文件起始之页的编号。

8、填写卷内备考表。

【卷内备考表位于卷内文件之后,用学校档案管理软件统一生成。】

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况,并标明卷内文件材料的件数、页数。

立卷人:档案责任人签名。

检查人:立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。

立卷时间:填写立卷的时间,年、月、日。

9、装订。

采用缝纫机或装订机装订,一般不超过200页(2CM的厚度)。若装订线处有字迹,须进行贴边处理。

(1) 问题单一、以卷为单位的案卷,装订方法是把案卷加上卷内文件目录、备考表用缝纫机或三孔一线装订后直接装盒;也可将案卷装订后再将卷内文件目录放在卷首,备考表放在卷尾,装盒;

(2) 以件为单位的案卷,用缝纫机或者细线逐件装订后,将卷内文件目录放在卷首,备考表放在卷尾,装盒。

10、录入软件

由兼职档案员录入南大之星软件,录入完毕后即可生成卷内文件目录。

三、移交验收

1、移交时间:

党务、行政档案应当在次年4移交;

教学档案应当在当年10归档;

科研档案应当在项目完成后两个月内移交;

基建档案应当在项目完成后三个月内移交;

重大活动应当在活动结束后两周内移交;

财会档案在工作结束后的第三年向档案馆移交;

其他类别档案参照上述类别执行。

2、移交验收:

移交档案时,交接双方当面检查。档案馆根据有关标准进行验收,凡不符合要求者,档案馆不予接收。立档部门须限期改正。

归档流程简单示意版

收集文件→剔除重复或不需要归档的文件→分类(按年度、类别、保管期限)→排序(按文号、时间)→整理(拆除订书针、修补破损等)→编页码→文件装订→大致分盒→填写备考表→录入软件→打印卷内文件目录→打印移交清单→移交至档案馆

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