学生档案接收及转递要求及说明
2014-11-24 16:27  

学生档案接收及转递要求及说明

一、新生档案接收流程

由省招办或学生毕业学校直接邮寄到我校的学生档案(一般情况下会邮寄到教务处、学生处、招就处),请接收部门将学生档案转交给招就处,招就处连同本部门收到的学生档案,分好系别转交给各系学生办公室。各系学生办公室应与辅导员共同拆分由招就处转来的新生档案,然后按班级转交给辅导员。

学生自带的档案在报到时直接交给班主任。

二、辅导员在接收学生档案后应该做哪些工作

①在校园网上下载《学生档案材料归档清单》,按照教务处给的班级学生名单,按照学号由小到大的顺序用计算机将学生名单填到表内。

②按照名单,清理系上转交的新生档案和自己收到的学生自带的新生档案。

③按照《学生档案材料归档清单》规定的内容,与学生实物档案逐项核实。

④填写《学生档案材料归档清单》表格。

说明:

⒈辅导员在清理新生档案时要注意的问题:

①核实生源地,避免造成同名同姓学生档案生源地的错误。

②核实班级学号,避免造成同名同姓学生档案的班级错误。

③核实教务处给的班级名单是否与实物档案相符合。

④新生档案材料是否齐全。(新生档案应该包含四个内容:高考材料、党、团材料、学生登记表、军训登记表。)

⒉如何填写表格:

①《学生登记表》请用黑色碳素墨水笔填写,信息表上反映相貌特征的照片,应是近期照,父母、亲属的政治面貌、工作单位、电话、住址、邮编一栏要详细填写,不得空项,如有曾用名,也要填写(个人不得随意更改自己的名字),身份证、学籍卡及各种表格上的姓名、出生年月日要一致。

②《学生档案材料归档清单》的“学生姓名”一栏请用计算机填写输出电子版;在填写“高考材料”一栏时要注意两种情况,一是如果学生忘带,则暂时在“备注”一栏写明原因,并告知学生及时补交,二是如果学生遗失,则让学生写明情况,签上字装入该生档案袋中,并在“高考材料”一栏用“X”表示;其它各项(学生登记表、党团材料、备注),有“√”表示,没有用“X”表示。

③新生档案袋有两个封口舌头,空白封口舌头是学生毕业转递档案时封口用,另一个印有“姓名、班级、学号”的封口舌头,是用来查找学生档案时检索用,因此班主任应用碳素笔在每一个档案袋上字迹清晰的写明这三项信息。

三、毕业生档案转递

①学生毕业后,学生档案管理部门应按机要件的交送规定,将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上的就业部门(或单位)。

②严格执行学生档案转递制度,避免产生“无头档案”,转递学生档案应遵守下列规定:

学生档案应通过机要投递或派专人送取,不能邮寄,不得扣留材料或分批转出;转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写,严密包封;收到档案的单位,须核对无误后,应在回执上签名盖章立即寄回,逾期一月未退回者,转出单位应写信催问,以防丢失。

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